Organizację i zakres działania archiwum oraz zasady postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną Policji reguluje Zarządzenie nr 28 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 22 września 2000 roku.

 

Działalność archiwalną prowadzi sieć archiwów, w której skład wchodzi Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Bydgoszczy oraz 33 składnice akt w komendach miejskich i powiatowych Policji województwa kujawsko-pomorskiego oraz w komisariatach na terenie Bydgoszczy i Torunia.

 

W Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Bydgoszczy przechowywane są archiwalia zgromadzone przez zniesione komendy wojewódzkie w Toruniu i we Włocławku.

 

Do zakresu działania Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Bydgoszczy należy m.in.:

 

• udostępnianie akt – po zastosowaniu obowiązujących procedur - upoważnionym osobom, komórkom i jednostkom organizacyjnym,
• udzielanie informacji na podstawie posiadanych materiałów archiwalnych, wydawanie zaświadczeń oraz uwierzytelnionych odpisów.

 

Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Bydgoszczy posiada w swoich zbiorach archiwalnych:

 

• materiały o znaczeniu historycznym, przechowywane trwale, które nie podlegają brakowaniu – dokumentacja ta stanowi część składową narodowego zasobu archiwalnego,
• materiały kategorii „B” stanowiące dokumentację niearchiwalną, o czasowym znaczeniu praktycznym, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlegają brakowaniu,
• materiały kategorii „BC”, o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym, które po ich wykorzystaniu mogą być za zgodą Archiwum brakowane w jednostkach organizacyjnych, które je wytworzyły.

 

 

Materiały archiwalne mogą zostać udostępnione do celów służbowych, naukowo-badawczych, publicystycznych i innych, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa i obywateli.

Udostępnianie materiałów archiwalnych poza resort spraw wewnętrznych i administracji możliwe jest wyłącznie na podstawie pisemnego zezwolenia Ministra Spraw Wewnętrznych   i Administracji bądź osób przez niego upoważnionych.

Udostępnianie akt dla innych celów niż naukowo- badawczych wymaga od osoby ubiegającej się o ich udostępnienie wykazania swojego interesu prawnego.

 

Wszelkie wnioski i zapytania o możliwość korzystania z materiałów archiwalnych zgromadzonych w Archiwum i składnicach należy kierować w formie pisemnej do Wydziału ds. Ochrony Informacji Niejawnych Komendy Wojewódzkiej Policji w Bydgoszczy (tel. 052- 588-12-41).

 

Dokumentacja wytworzona przez organa Bezpieczeństwa Publicznego i część dokumentacji Milicji Obywatelskiej, podlegająca przekazaniu zgodnie z Ustawą z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej przekazana została do Oddziału IPN w Gdańsku i Delegatury IPN w Bydgoszczy. Do Instytutu Pamięci Narodowej przekazano również zbiór depozytu akt paszportowych.